ORGANISATION & PRODUCTIVITÉ

CORVÉE ADMINISTRATIVE ; MES CONSEILS POUR NE PAS SE LAISSER DÉBORDER.

Héhé, ce genre de sujet ! Vous aimez ça hein ? 🙂
Bon personnellement, la paperasse administrative c’est pas du tout mon truc – est-ce que vraiment c’est le truc de quelqu’un ?  – Toujours est-il qu’on a vite fait de se laisser déborder si on ne s’y attelle pas régulièrement ! La nouvelle année approche, l’occasion de prendre de bonnes résolutions et de nouvelles méthodes d’organisation si celles appliquées jusqu’à maintenant ne sont pas efficaces !
Voici donc quelques conseils pour ne pas perdre le fil :

1 – S’Y METTRE RÉGULIÈREMENT.

Une fois par semaine je pense c’est bien,
Comme vous vous bloquez un créneau pour faire le ménage, prenez-vous une heure par semaine pour gérer cette paperasse. Ça va devenir un habitude qui vous permettra de rester organisé 🙂

 

2 – LISTER LES ACTIONS ET AGIR.

L’étape la plus importante : TRAITER ce papier en  question. Oui parce que pendant des années je me suis contenté de recevoir, mettre de côté et oublier. Ou y revenir quelques semaines plus tard dans la panique.
Une fois que l’on décide de traiter de papier, qui revient simplement à prendre en compte l’information marquée dessus, certains papiers demandent une action spécifique. Il s’agit par exemple de payer une facture, vous dire qu’il serait temps de demander à EDF la dématerialisation de vos factures en ligne, remplir le papier en question et de le retourner à l’administration qui le demande, ou encore passer un coup de téléphone pour éclaircir un point qui ne vous semble pas clair.
Faites une liste de ce que vous avez à faire, bloquez vous un créneau d’un quart d’heure dans la journée ou celle du lendemain Maximum et gérez ça dans l’immédiat pour ne pas vous retrouvez quelques semaines après avec des courriers de relance ou autres.

Une fois les documents traités et les actions mises en place, deux options s’offrent à vous :

 

3 – RANGER CE DOCUMENT. 

Parce que l’information ne nécessite pas d’action particulière, il faut simplement prendre le temps de ranger le document à sa place.
Pour trier vos papiers, je vous conseille ce genre de boite, personnellement c’est ce que j’utilise et je trouve ça très pratique, à la fois pour trier mais surtout pour retrouver les documents. Chaque dossier correspond à une catégorie de papiers administratifs.

– Tout ce qui est lié au boulot : Contrats, fiches de paie, certificats…

– Tout ce qui est lié aux impôts : Déclaration, avis d’impot, taxes d’habitation…

– Tout ce qui est lié à la maison : Bail, loyer, prêt, assurances…

– Tout ce qui est lié aux factures la maison : Eau, électricité, internet, téléphone,

– Tout ce qui est lié aux facture matériel : Electroménager et objets de valeurs…

– Tout ce qui est lié à la famille : Papiers d’identité, contrat de mariage, actes de naissances, etc.

– Tout ce qui est lié à la santé : Contrat d’assurance, factures, remboursement, etc.

– Tout ce qui est lié aux finances : relevé de comptes, contrats, etc. 

Ça permet à chaque document d’avoir sa place, et je range chaque document dans l’ordre chronologique pour pourvoir rapidement remettre la main dessus.

 

4 – JETER CE DOCUMENT. 

Si l’on est sûr qu’il ne sert à rien, et surtout, ne servira jamais à rien.
Attention lorsque l’on jète des documents officiels, il est préférable de faire ça avec une déchiqueteuse ou de déchirer le papier en question et de jeter les bouts dans différentes poubelles. Faudrait pas devenir parano mais quand même c’est plus safe.

 

5 – OPTER POUR LA DÉ-MATERIALISATION. 

Je pars du principe que moins on a de papier, moins on a de risque de s’y perdre.
Aujourd’hui, la plus part des institutions proposent se service, et vous évitent à avoir à stocker une tonne de papiers d’années en années.

Si vos factures ne sont pas encore dématérialisées, n’hésitez pas à le demander 🙂

 

Finalement c’est un peu comme tout c’est la régularité et la rigueur qui va vous permettre de rester organisé et de faciliter de processus. C’est quand on se laisse déborder que tout devient compliqué !

Vous avez des conseils à partagez ? N’hésitez pas !

Je vous embrasse,

 

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6 Comments

  • Reply
    Nakin'
    10 décembre 2017 at 9 h 35 min

    en effet la régularité, c’est un plus, et surtout la dématérialisation… le temps que ça m’a fait gagné, et surtout la quantité de papier à ne pas jeter !
    comme du coup, j’ai de moins en moins de papier, j’utilise une boite comme toi, et un classeur/trieur de documents. Toute l’année, je le remplie avec les quelques papiers qui arrivent, et en fin d’année, je remplie ma boite et je redémarre à zéro… et je jette les papiers vieux de plus de 5 ou 10 ans, selon les recommandations administratives. et hop, le tour est joué

    • Reply
      Good Vibes Only
      10 décembre 2017 at 22 h 58 min

      Ahah, comme quoi avec un bon d’organisation et de rigueur, c’est pas très compliqué 🙂

  • Reply
    Sur un petit nuage (Virginie)
    10 décembre 2017 at 12 h 26 min

    Coucou, je pense que s’en occuper régulièrement et bien ranger les documents sont vraiment les 2 points les plus importants pour ne pas se laisser déborder.
    MErci beaucoup ma belle de cet article 😉

  • Reply
    Stephanie (J'aime la paperasse)
    10 décembre 2017 at 16 h 43 min

    Bonjour! Cela fait quelques temps que je parcours ton blog avec plaisir, en me disant qu’un de ces quatre je me jetterais à l’eau en déposant un commentaire. Et là cet article…! Je suis en train de monter un projet « J’aime la paperasse », donc j’ai apprécié ton introduction _ qui me confirme que je dois avoir un gêne mutant pour m’intéresser autant à ce sujet qui barbe tout le monde haha.

    Bref, dans cette période de projet, de reconversion professionnelle, où je me lance dans une entreprise qui vise à faciliter la vie des entrepreneurs en abordant quelque chose qui finalement n’intéresse personne, beaucoup de doutes (est-ce vraiment viable? est-ce que je ne m’investis pas dans le vide?) et tes articles font partout des choses qui me ressourcent, me boostent, m’encouragent à prendre des risques et m’investir pour me construire une vie en accord avec ma vision et mes ambitions.

    Merci pour ton inspiration positive, je continue à te suivre avec plaisir.

    • Reply
      Good Vibes Only
      10 décembre 2017 at 23 h 01 min

      Ma jolie Stéphanie,
      Ton message me fait tellement plaisir ! Les moments de doutes sont normaux et plutôt sain, mais tu vas trouver la meilleure manière de faire vivre ton projet, de rendre ton idée viable ! Ne cesse jamais de croire en toi 🙂

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